NexusBA on organisaation hiljaisen tiedon käsittelyyn luotu metodikonsepti, jonka on mm. Ikujiro Nonakin ja Hirotaka Takeuchin ideoiden perustalta kehittänyt rehtori Vesa Raasumaa. Se soveltuu mm. yhteisöjen kehittämis- ja strategiatyön pohjaksi. Teknisen toteutuksen on tehnyt Jari Lankinen.
NexusBA toimii Nexus -ohjelmakehitysympäristössä, joka mahdollistaa muiden menetelmien yhdistelyn yhdeksi tietokantapohjaiseksi tietämysjärjestelmäksi. BA-työskentelyn perustaksi on mahdollista luoda kehittäjäyhteisö metodin edelleenkehittämiseksi.
Japanilainen organisaatiotutkija Ikujiro Nonaka tarkastelee hiljaista tietoa yhteisön näkökulmasta. Miten hiljainen tieto saadaan esiin kehittämään organisaation toimintaa. Nonakan kehittämä prosessimalli muistuttaa hermeneuttista sirkulaatiota ja perustuu hiljaisen (tacit ) ja julkisen (explicit ) tiedon välillä aikaansaatuun vuorovaikutukseen. Julkinen tieto on objektiivista ja se on muunnettavissa formaaliseksi kieleksi. Se voidaan myös tallettaa tietokantoihin ja kirjastoihin päinvastoin kuin ’kieletön’ hiljainen tieto.
Nonaka on luonut käsitteen ”hyperteksti-organisaatio” kuvaamaan hierarkkisen ja horisontaalisen työyhteisön yhdistelmää, jossa keskijohdolla on avainasema uuden tiedon tuottajana. Hän kritisoi läntisiä organisaatiokäsityksiä siitä, että niiden mentaalimalli yhteisöstä on staattinen. Sitä kuvastaa määrällisen tiedon korostuminen laadullisen edelle. Toiminnan mittarit (kuten ROI, kustannukset, tehokkuus) tuottavat vain seurantatietoa. Ne eivät raivaa tilaa erilaisille tulevaisuuksille. Nonakan (1991) omassa mallissa dynaaminen innovaatio ja uudistaminen ovat olennaisia. Yksilön tiedonmuodostuksesta syklitellään yhteisölliseen kokemukseen ja päinvastoin.
Muunnos hiljaisesta julkiseksi on samanlainen kuin analogisen tiedon muunto digitaaliseksi. Tieto jatkuvassa analogisessa muodossa on käytäntö, ja tieto vaiheittaisessa digitaalimuodossa edustaa teoriaa. Analoginen informaation tuotanto on siten jatkuvaa, ettei yksittäinen informaation muutos ole havaittava askel. Ihmisen tietoisuustoiminnoissa se merkitsee kokemusten ”pehmeyttä”. Kun analoginen informaatio konvertoidaan digitaaliseksi se tapahtuu aina ”skannaamalla” eli askeleton muutetaan askellukseksi.
Hiljainen tieto on juuri tässä ja nyt läsnä olevien asioiden ja suhteiden harkintaa, jota ei ole ”ääneen” eli tietoisesti analysoitu eikä luokiteltu. Yhteisöllinen reflektiivinen tieto luodaan muuntamalla tätä hiljaista ymmärrystä julkiseksi. Nonakan prosessissa on neljä muunnosvaihetta. Ensin hiljainen tieto muutetaan jaetuksi hiljaiseksi tiedoksi (sosialisaatio), jossa intuitiiviset kokemukset (mm. kehotieto, zen –oppiminen) jaetaan osallisten kesken. Toiseksi jaettu hiljainen tieto muunnetaan julkiseksi tiedoksi (ulkoistaminen). Sen metodeita ovat dialogi, käsitteiden luonti, metaforat, analogiset vertaukset ja yksityisten uskomusten muunto yhteisöllisiksi. Kolmannessa vaiheessa julkinen tieto käännetään laaja-alaiseksi julkiseksi tiedoksi (yhdistely), jossa tärkeitä medioita ovat välittämisen ja jakamisen tekniikat ja teknologiat (tietoverkot, informaatioteknologia). Neljänneksi julkinen tieto palautetaan hiljaiseksi tiedoksi (sisäistäminen). Uusi oivallettu teoria ja käytäntö rutinoidaan ja automatisoidaan parantuneiksi käytännöiksi ja toiminnaksi.
Ulkoistamisvaiheen dialogi viittaa sellaiseen kasvokkain –kommunikointiin yksilöiden välillä, missä ihmiset jakavat ajattelunsa uskomuksia ja perusteluja. Dialogi levittää hiljaista tietoa ja edistää kahdensuuntaista vuorovaikutusta hiljaisen ja julkisen tiedon välillä. Nonakalaisen dialogin pääpiirteet ovat (1) ruumiillisen tai kehollisen informaation välittäminen, (2) välitön palaute, (3) samanaikainen ideoiden vaihto, ja (4) tarkistusten ja lisäysten jatkumo.
Interaktiot lisääntyvät kun osallistuminen organisaatiossa laajenee. Vahvistuvaa kehityskertomusta voi kuvata spiraalilla, joka käynnistyy yksilöstä, jossa hiljainen tieto lymyää. Sykli etenee siitä tiimitasolle ja jatkaa kulkuaan vähitellen koko organisaatioon ja jopa sen ulkoiseen toimintaympäristöön.
Sosialisaatiovaiheessa (socialization ) hiljaista tietoa kerätään kaikkialta yhteisön sisältä ja tosinaan myös ulkopuolelta. Siinä on ratkaisevaa suora vuorovaikutus ihmisten kanssa viimeisimmän hiljaisen tiedon saamiseksi. Hiljaisen tiedon pääomaa kartutetaan ja systematisoidaan vähitellen. Viimeisessä sosialisaatiovaiheessa alustavasti systematisoitu hiljainen tieto levitetään ja siirretään suoraan kollegoille ja kanssatoimijoille. Tämän vaiheen tuotoksia ovat meemiset ideat, kuvat ja mielikuvat, erilaiset toimivat käytännöt sekä metaforat.
Ulkoistaminen (externalization ) tarkoittaa hiljaisen tiedon artikulointia, ideoiden ja mielikuvien ilmaisua sanoin, käsittein, analyysein, metaforin ja analogioin. Pääkeino on dialogi, jota voidaan työorganisaatioissa käydä paitsi henkilöstön kesken myös asiakkaiden ja asiantuntijoiden välityksellä. Tavoitteena on hiljaisen tiedon muuntaminen yleisesti ja yhteisesti ymmärrettävään muotoon.
Yhdistely (combination ) on vastasyntyneen uuden julkisen tiedon integrointia vanhaan, muuta myös sitä edeltävää tiedon keruuta ja verkottamista. Yhdistelyvaiheessa julkinen tieto levitetään ja esitetään koko työyhteisölle. Sitä varten julkinen tieto muokataan dokumenteiksi ja medioiksi (suunnitelmat, raportit, kirjeet, julkaisut, kurssiaineistot, yms.).
Sisäistäminen (internalization ) merkitsee julkisen tiedon ”kehollistamista” toiminnan ja käytännön kautta ja samalla uusien käsitteiden, metodien, strategioiden ja innovaatioiden testaamista. Julkinen tieto sisäistetään vähitellen simulaatioiden, harjoitusten ja kokeilujen avulla. Lopuksi uudet käsitteet ja käytännöt sulautuvat toimintaan ja muuntuvat takaisin hiljaiseksi tiedoksi.
Hiljaisen tiedon muuntoprosessin onnistuminen edellyttää Nonakan mukaan aitoa kehittämispyrkimystä, riittävää toimijoiden autonomiaa, organisatorista ja toiminnallista vaihtelua sekä satunnaisuuden ja monimuotoisuuden kaaottisuutta. (Nonaka 1997) Käytännössä työyhteisöltä vaaditaan jonkinasteista tiimiorganisaatiota, muuten Nonakan ehdot tuskin toteutuvat. Riittävän itseohjautuva tiimi tarvitaan, jotta yksityinen hiljainen tieto voidaan jakaa ja vahvistaa. Sosialisaation avulla saavutettu hiljainen tieto voidaan sitten ulkoistaa julkiseksi. Julkinen tieto voidaan seuraavaksi sisäistää tuotteeksi tai systeemiksi (internalisaatio). Tiimistä käynnistyy myös uusien käsitteiden legitimaatio (oikeuttaminen) ja integroiminen organisaation uudeksi pääomaksi.
Yhteisötiedon luonnissa luova kaaos voi merkitä ainutkertaista tilaisuutta, josta organisaatio-oppiminen voi käynnistyä. Kaaokseen ajaudutaan useimmiten toimimattomien käytäntöjen kautta, jotka kriisiyttää teknologinen tai muu ulkoinen mullistus. Kriisitietoisuuden manaaminen on tärkeä osa kaaoskokemusta ja edellytys luovan ongelmanratkaisun käynnistymiselle.
Alkuvaiheessa luodaan informaatiota liiankin kanssa toistoja pelkäämättä. Tämä vaihe vastaa pienryhmätyöskentelyn ideointivaihetta. Informaatio saa olla vapaasti eritasoista ja –näköistä tiedon luonnin nopeuttamiseksi. Kaikki kerätty yhteisöinformaatio, toiminnot ja vastuut limitetään yhteen. Aineisto levitetään yhteisön käyttöön. Tärkeää on vaimentaa hierarkian vaikutusta, jotta tieto pääsee vapaasti liikkumaan.
Kriittistä ideoiden moninaisuutta voidaan Nonakan mukaan edistää kilpailuttamalla kehitysryhmiä keskenään. Ryhmien näkökulmia varioidaan kunnes paras löytyy. Toinen Japanissa hyväksi havaittu keino on henkilöiden kierrätys eri teknologia-alueilla ja eri toiminnoissa. Liikkuvuuden edistäminen vähentää tiedon panttausta, joka ehkä enemmän kuin mikään muu yksittäinen tekijä estää hiljaisen tiedon etenemistä organisaatiossa.
Nonakan mallissa ylin johto vastaa visioista ja aikatauluista ja alimmat toimihenkilöt vastaavat tuotannosta. Keskijohto linkittää ja hubittaa molemmat tasot. Keskijohtoa ovat mm. tiiminjohtajat, jotka ovat organisaation varsinaisia tiedon kannattelijoita ja kuljettelijoita. Nonakalaisen prosessin kannalta ratkaisevaa on, miten keskijohdon managerit kykenevät rakentamaan hiljaisen tiedon muodostukselle otollisen ympäristön (field building), joka tukee dialogia ja kokemusten vaihtoa.
Nonakan ideaaliorganisaatiossa – hypertekstiyhteisössä - yhdistyy perinteisen hierarkkisen ja byrokraattisen organisaation tehokkuus (Charles Handyn Apollo –rooliyhteisö) sekä litistetyn funktionaalisen organisaation sitoutuminen (Pallas Athene -tehtäväyhteisö). Tällainen organisaatio voidaan kuvata kolmikerroksiseksi. Ensimmäinen kerros on tietoperusta, joka sulauttaa hiljaisen tiedon (eli organisaation kulttuurin ja tavat toimia) julkiseksi tiedoksi asiakirjoina ja muina dokumentteina. Toinen kerros muodostaa bisneskerroksen (tuotannollinen toiminta), josta vastaa hierarkkinen ja osastojakoinen organisaatio. Ylin taso koostuu useista löysästi toisiinsa linkittyvistä projektitiimeistä, jotka on muodostettu uuden tiedon luontia varten.
Projektitiimit käyvät tietoperustan kimppuun tuottaakseen ja dokumentoidakseen uusiutuvaa ja uudistuvaa tietoa kaikkien käyttöön. Kun tehtävä on suoritettu projektilaiset palaavat ’bisneskerrokseen’ normaalityöhön, kunnes heidät jälleen kutsutaan tai he itse hakeutuvat uuteen projektiin. Työyhteisön menestys riippuu johdon kyvystä luoda relevanttia yhteisötietoa ja nopeaa liikettä eri kerrosten välillä. (Nonaka 1994)
Nonaka nimeää useita vaaran paikkoja, joihin prosessi saattaa jumittua. Yhteistä kaikille on se, että tiedon luonti ei perustu riittävään teorianmuodostukseen. Silloin käsitys siitä, mitä tieto on ja mihin se perustuu voi olla kehittymätön. Samoin saattaa esiintyä sekaannusta siitä, miten tieto kerätään, luodaan ja jaetaan. Tasapainottomuutta saattaa aiheutua myös taipumuksesta keskittyä liiaksi sisäistämisen työkaluihin ja metodeihin tai yksilöihin ja ryhmiin muttei suhteisiin ja riippuvuuksiin. Vaarallista on edelleen mieltää oppiminen vain mukautumiseksi ja prosessit ärsyke-reaktio –malleiksi. Kaikissa syklivaiheissa tulee arvioida opittua ja pitää useampi kuin yksi tulevaisuuspolku avonaisena.
NexusBA on pilotointivaiheessa ja saatavilla yleiseen käyttöön vuoden 2005 alkupuolella. Menetelmästä voi tiedustella tuottaja Jere Lauhalta tai Metodixin tiedottajalta Maija Linturilta (040 7214779).
c) Internetix- tiedot päivitetty 06.6.2006
